معرفی کامل نرم افزار ترلو (Trello)

آیا برای هماهنگی کارهای درون تیمی هر بیست و چهار ساعت مشکل دارید؟ آیا وقت آن را ندارید که اسناد و مدارکی را که هر روز برای شما می‌فرستند را مرتب کنید؟ آیا دل‌تان می‌خواهد یک کار گروهی را بدون اتلاف وقت و انرژی به صورت اتوماسیونی انجام دهید؟ جواب به تمامی سوالاتی از این قبیل را می‌توانید با استفاده از نرم افزار ترلو (Trello) پیدا کنید. در این مقاله در همیارآکادمی قصد داریم به معرفی کامل نرم افزار ترلو بپردازیم و همچنین به این مقوله بپردازیم که چرا حرفه‌ای‌ها معمولا از نرم افزار ترلو استفاده می‌کنند. 

ترلو چیست؟

ژاپنی‌ها در بخش مدیریت اصطلاحی دارند که به کنبان (Kanban) معروف است. به این معنا که کارهایشان را در قالب سلسله کارت‌هایی به صورت ستونی ابتدا مرتب‌ (Sort) و سپس با خیالی آسوده‌تر، یک پروژه را مدیریت می‌کنند. نرم‌افزار ترلو با الهام از این شیوه مدیریتی توسعه یافته و به صورت رایگان در اختیار کاربران دنیای اینترنت قرار گرفته است.

شرکت ترلو در حال حاضر زیرمجموعه یک شرکت استرالیایی بسیار بزرگتر به اسم Atlassian محسوب می‌شود. البته جالب است بدانید که این نرم‌افزار که مبتنی بر وب است در ابتدا توسط شرکت Fog Creek Software در سال ۲۰۱۱ میلادی ساخته شد اما در نهایت این تیم خوش‌فکر پس از فراز و نشیب‌هایی که داشته، در اوایل سال ۲۰۱۷ میلادی به شرکت Atlassian فروخته شد.

ترلو به چه معناست؟ آیا معنای لغوی خاصی دارد؟

اسم Trello از واژه Trellis گرفته شده که در واقع اسم رمز این پروژه در سال‌های ابتدایی توسعه‌اش بود. جوئل اسپولسکی، موسس فاگ کریک این نرم‌افزار را در رویدادی به اسم تک‌کرانچ منتشر کرد. سکوی پرتاب ترلو زمانی بود که ژورنال Wired اسم این نرم‌افزار را در مقاله‌ای تحت عنوان «۷ تا از جذاب‌ترین استارتآپ‌هایی که تا حالا اسمشان را نشنیده‌اید» در سال ۲۰۱۱ منتشر کرد و علنا باعث شد طیف گسترده‌ای از مخاطبین دنیای مجازی که واقعا به چنین نرم‌افزار ارگانایزری نیاز داشتند، برای ثبت نام در سایت و نرم‌افزار ترلو ترغیب شوند. وبلاگ لایف‌هکر که در عرصه فناوری و نرم‌افزار مشهور بود نیز در وصف ترلو این‌گونه می‌نویسد: «ترلو، رویه‌ همکاری در یک پروژه را آسان و به نوعی لذت‌بخش می‌کند».

تاریخچه ترلو و نگاهی بر موفقیت ترلو

در سال ۲۰۱۴ میلادی، دو شرکت قدرتمند به نام‌های «ایندکس ونچرز» و «اسپارک کاپیتال» مبلغی معادل ۱۰.۳ میلیارد دلار را روی ترلو سرمایه‌گذاری کردند. در عرض تنها دو سال، یعنی در ماه می سال ۲۰۱۶ میلادی، ترلو ادعا کرد که بیش از ۱.۱ میلیون کاربر فعال به صورت روزانه دارد و از طرفی دیگر نزدیک به ۱۴ میلیون کاربر در هر روز در ترلو ثبت نام می‌کنند.

وضعیت ترلو به اندازه‌ای خوب شد که در سال ۲۰۱۷ این نرم‌افزار توسط شرکت اتلسیان به مبلغ ۴۲۵ میلیون دلار خریداری شد که در این معامله، ۳۶۰ میلیون نقد واریز شد و مبلغ ۶۵ میلیون دلار به صورت سهام باقی ماند. ترلو ۲۲ درصد از سهامش را به سایر سرمایه‌گذارها فروخت و در حال حاضر بخش اعظم سهام ترلو در دست مایکل پریور و جوئل اسپولسکی است.

وضعیت مالی ترلو در سال ۲۰۱۸ به اندازه‌ای پیشرفت چشمگیر داشت که ترلو توانست شرکت Butler را خریداری کند؛ شرکتی که قابلیت Power-Up را برای تسک‌های اتوماسیونی ترلو فراهم کرد. این تصمیم درست و به‌جای ترلو باعث شد تا روند جذب کاربر در ترلو به صورت سرسام‌آور افزایش پیدا کند؛ به‌گونه‌ای که ترلو در سه‌ماهه اول سال ۲۰۱۹ میلادی بیش از ۳۵ میلیون کاربر پیدا کرد.

در اواخر سال ۲۰۱۹ میلادی این رقم به ۵۰ میلیون نیز رسید. مایکل پریور در بلاگ ترلو ضمن ابراز خوشحالی از بابت ۵۰ میلیونی شدن نرم‌افزارش، چند فقره تغییرات جدید را به صورت عمومی بیان کرد تا کاربران بدانند که توسعه‌دهندگان ترلو همچنان با قدرت مشغول به کار هستند و روی ایده‌های جدیدتری برای سازمان‌دهی بهتر پروژه‌های تیمی تمرکز دارند.

چرا حرفه‌ای‌ها از نرم‌افزار ترلو استفاده می‌کنند؟

شاید این سوال برای‌تان ایجاد شده که چگونه یک نرم‌افزار مبتنی بر وب توانسته در مدت زمان به نسبت کمتری نسبت به سایر اپلیکیشن‌های مشابه سیر پیشرفت و محبوبیت بهتری داشته باشد. در جواب به این سوال و همچنین یک سوال مهم‌تر که چرا افراد حرفه‌ای و کارشناس از نرم‌افزار ترلو استفاده می‌کنند می‌توان به دلایل زیر اشاره کرد:

دلیل اول: کار با ترلو بسیار آسان است

کار با ترلو بسیار آسان است. شما تنها نیاز دارید که یک حساب کاربری برای خود در این سایت بسازید. بعد از این مرحله، شما می‌توانید در عرض کمتر از ۳۰ دقیقه به تمام زیر و بم ترلو مسلط شوید. ترلو تنظیمات تو در تو و پیچیده‌ای ندارد و همه چیز به گونه‌ای طراحی و توسعه یافته که در کسری از ثانیه می‌توانید به آن چیزی که می‌خواهید دسترسی پیدا کنید.

دلیل دوم: ترلو انعطاف‌پذیری بسیار بالایی دارد

شما هر مدل روش اتوماسیونی که دلتان می‌خواهد را می‌توانید در بورد ترلو اجرا کنید. از تقسیم کار بین اعضای تیم گرفته تا موعد مقرر تعریف کردن برای هر نوع تسک. ترلو به اندازه کافی ابزار برای انواع و اقسام مدیریت‌ها دارد و با این حال، توسعه‌دهندگان ترلو همچنان روی المان‌های جدید مشغول به کار هستند.

دلیل سوم: ترلو از لحاظ بصری زیباست

یکی از مواردی که در طراحی یک نرم‌افزار بر پایه وب در ۱۰ سال گذشته کمتر به آن توجه می‌شد، وضعیت بصری و ویژوال اپلیکیشن بود. ترلو از لحاظ بصری نه تنها به چشم کاربر زیبا به نظر می‌رسد، بلکه گزینه‌های متنوعی مثل استیکر و برچسب نیز دارد. همچنین کاربر به هر کارت می‌تواند تصاویری را نیز اضافه کند.

از همه مهم‌تر هر بورد در ترلو قابلیت شخصی‌سازی نیز دارد و مدیر بورد می‌تواند با صرف هزینه‌ای نه چند زیاد پیش‌زمینه‌ی دلخواهش را به بورد اضافه کند. البته ترلو چند تصویر بک‌گراند به صورت رایگان در اختیار مدیران بورد قرار می‌دهد.

دلیل چهارم: ترلو قابلیت انتقال‌پذیری دارد

شما می‌توانید یک کارت یا حتی کل یک ستون را کپی و در یک بورد جدید پیست کرده یا در همان بورد اول، تکثیر کنید. راه راحت‌تری نیز برای انتقال وجود دارد که تقریبا بخش اعظم کاربران ترلو از همین روش استفاده می‌کنند. قابلیت درگ اند دراپ در ترلو وجود دارد و شما برای انتقال یک کارت از ستونی به ستونی دیگر تنها کافیست که کارت مورد نظر را درگ کرده و در لیست مقصد دراپ کنید. به جرات می‌توان جذاب‌ترین قابلیت ترلو را در همین مورد دانست که کار کردن با ترلو را حتی به یک تجربه مفرح تبدیل می‌کند!

دلیل پنجم: ترلو پرتابل است

ترلو روی پلتفرم‌های پرکاربرد وجود دارد. یعنی کاربر می‌تواند ترلو را هم روی لپ‌تاپ خود داشته باشد و هم روی گوشی هوشمند و حتی ساعت هوشمند! ترلو روی تمامی پلتفرم‌های گفته شده به خوبی کار می‌کند و یک فرد در هر زمان که نیاز داشته باشد می‌تواند به ترلو دسترسی داشته باشد؛ البته ذکر این نکته هم ضروری است که ترلو به صورت تمام و کمال آنلاین است اما شما می‌توانید در حالت آفلاین هم تغییراتی در بورد انجام دهید و این تغییرات زمانی که دستگاه کاربر به اینترنت وصل شود، به سرعت اعمال می‌شود.

دلیل ششم: ترلو یک نرم افزار مجانی و رایگان است

ترلو نمی‌خواهد بابت خدماتی که به کاربر ارائه می‌دهد به زور از او پول طلب کند. به احتمال زیاد، این ویژگی باعث شده تا ترلو به سرعت مشهور و محبوب شود. شرکت ترلو می‌توانست در همان سال‌های ابتدایی که یک استارتاپ بود، کاری کند که تنها کاربران پرمیوم از خدمات ترلو استفاده کنند، اما توسعه‌دهندگان دست کاربران را باز گذاشتند تا آنها تنها با میل خودشان برای تجربه بهتر و شخصی‌سازی‌شده‌تر در ترلو پول خرج کنند.

ترلو پس از ۱۰ سال هنوز چنین رویه‌ای را در پیش گرفته و به نظر نمی‌رسد ترلو از یک نرم‌افزار رایگان به یک نرم‌افزار کاملا پولی تبدیل شود. اگر روزی این اتفاق بیفتد این احتمال که ترلو بخش زیادی از کاربرانش را از دست می‌دهد به شدت پیش می‌آید.

چگونه با ترلو پروژه هایمان را مدیریت کنیم؟

شما در قدم اول باید در سایت ثبت نام کنید. در مرحله بعدی کافیست که ابتدا ستون‌هایی را تعریف کنید و در مرحله سوم برای هر ستون، کارت‌هایی را به وجود بیاورید. تمامی کارت‌ها و همچنین ستون‌ها قابلیت شخصی‌سازی دارند. شما برای مدیریت هر کارت که به منزله‌ی یک تسک است، قادر خواهید بود انواع و اقسام کارها را انجام دهید.

از تعیین یک دد لاین گرفته تا مشخص کردن میزان اهمیت موضوع با زدن یک برچسب رنگی به کارت. البته برچسب‌های رنگی نیز هر کدام قابلیت شخصی‌سازی دارد و شما می‌توانید روی هر بچسب بنویسید که هدف و منظور از این برچسب در یک کارت چه چیزی است.

آیا وسعت و حجم کاری شما زیاد است؟ شما برای جلوگیری از شلوغی و ازدحام کارت‌ها در بورد ترلو می‌توانید کارتی را که پرونده‌اش بسته شده را آرشیو کنید تا بورد از حیث تعداد کارت‌ها خلوت‌تر شود. البته نترسید! با آرشیو کردن کارت‌ها، آنها برای همیشه حذف نمی‌شوند. بلکه دیگر در بورد به نمایش در نمی‌آیند. شما با جست‌وجو در تنظیمات ترلو، می‌توانید نام کارت خود را تایپ کرده و سپس کارت آرشیو شده را بیابید. البته در کارت‌های آرشیو شده، گزینه «حذف» ایجاد می‌شود و شما برای حذف کامل یک کارت یا تسک از ترلو باید ابتدا کارت مورد نظر را آرشیو و سپس با یک کلیک دیگر آن را حذف کنید. کلیت کار با ترلو در حد همین دو پاراگراف خلاصه می‌شود.

مشکلات کار با ترلو در ایران

در تابستان سال ۱۳۹۹ شمسی، برخی از کاربران ایرانی نمی‌توانستند وارد ترلو شوند و پس از آزمون و خطاهای متعدد مشخص شد که کاربران ایرانی بدون اتصال به VPN نمی‌توانند از ترلو استفاده کنند.

شرکت ترلو بدون هیچ اخطار قبلی، دسترسی آی‌پی‌های ایرانی را به ترلو قطع کرده و شما برای استفاده از تمام امکانات ترلو مجبور هستید با نرم‌افزارهای مختلف آی‌پی دستگاه‌تان را تغییر دهید. البته لازم به ذکر است که این نوع اختلال برای تمامی کاربران ایرانی ترلو رخ نداده و تنها بخشی از یوزرها نسبت به این موضوع شکایت کرده‌اند.

با این اوصاف اگر شما در تجربه با ترلو دچار مشکلاتی شده‌اید، تنها راه حلی که جلو روی شما وجود دارد در تغییر آی‌پی با استفاده از نرم‌افزارهایی با این کارکرد است. در حال حاضر این اختلال همچنان برای بسیاری از کاربران ایرانی وجود دارد و در صورت بهبود وضعیت بین‌المللی بین ایران و سایر کشورها و رفع تحریم‌ها، امکان استفاده بدون دردسر از ترلو برای هر ایرانی وجود خواهد داشت.

البته اگر این قدرت را ندارید که از VPN استفاده کنید، نرم‌افزارهای متعددی شبیه به ترلو در سطح اینترنت وجود دارد که می‌توانید به آسانی به آنها دسترسی پیدا کنید.

تسکولو (Taskulu)، ترلویی کوچک برای همه

تسکولو، یک نرم‌افزار مشابه به ترلو است که در واقع حاصل زحمت توسعه‌دهندگان ایرانی است. مسلما تسکولو هرآنچه که ترلو دارد را نتوانسته مهیا کند اما ایده انجام پروژه در تسکولو همان چیزی است که یک کاربر پیش از این با ترلو تجربه کرده است.

همان‌طور که گفتیم برخی از کاربران ایرانی نمی‌توانند به راحتی از ترلو استفاده کنند و اگر شما می‌خواهید یک نمونه مشابه ایرانی برای اتوماسیونی کردن کارهای تیمی‌تان انتخاب کنید، تسکولو می‌تواند به شما کمک کند.

یکی از امکاناتانی که تسکولو نسبت به ترلو دارد، در گفت‌وگو و به اصطلاح چت کردن اعضای تیم است. از طرفی دیگر تسکولو از تقویم شمسی و طبیعتا زبان فارسی پشتیبانی می‌کند. اگر شما با آی‌پی ایرانی وارد نرم‌افزار شوید، منوها و محیط تسکولو به زبان فارسی به نمایش در می‌آیند.

در غیر این صورت، همه چیز انگلیسی خواهد بود. این نرم‌افزار برای پروژه‌هایی با تعداد اعضای حداکثر ۱۰ نفر کاملا رایگان است و می‌تواند جایگزین به نسبت خوبی برای کاربران باشد. البته این موضوع را باید توجه کرد که قرار نیست هر آنچه که در ترلو وجود دارد را در تسکولو نیز ببینید و باید سطح انتظاراتتان را تا حدودی کاهش دهید.

راهنمای ثبت نام در Trello

عضویت در ترلو کار ساده‌ای است. شما باید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید. در ادامه به صورت قدم به قدم عضویت در ترلو را به شما آموزش می‌دهیم.

قدم اول

به آدرس Www.trello.com مراجعه و سپس روی عبارت Sign up کلیک کنید.

قدم دوم

در این مرحله ۲ راهکار برای ثبت نام وجود دارد. راهکار اول این‌که یک اکانت کاملا مستقل با استفاده از یک آدرس ایمیل در سایت ترلو بسازید. راهکار دوم ساده‌تر است. شما با اتصال اکانت جیمیل خود به ترلو می‌توانید با همان اکانت گوگل‌تان وارد ترلو شوید. در ادامه هر دو راهکار را توضیح می‌دهیم.

راهکار اول: ساخت یک اکانت مستقل یا همان عضویت مستقیم در ترلو

۱- شما باید در صفحه Sign up نام کاربری دلخواه، آدرس ایمیل و رمز عبور دلخواهتان را بنویسید و سپس روی گزینه Create New Account کلیک کنید.

۲- در صفحه جدید شما وارد ترلو شده‌اید. ترلو به آدرس ایمیلی که در صفحه‌ی قبل تایپ کردید یک ایمیل مبنی بر تایید ثبت نام می‌فرستد. شما باید به صفحه ایمیل‌تان رفته و با کلیک روی Verify Address مرحله ثبت نام را به اتمام برسانید.

راهکار دوم: عضویت در ترلو با اکانت گوگل

شما در همان ابتدای کار باید:

1. روی Sign up with Google کلیک کنید.
2. در صفحه بعد ترلو از شما می‌خواهد سطح اطلاعاتی که نرم‌افزار از اکانت گوگل‌تان دریافت می‌کند را مشخص کنید. معمولا اطلاعاتی که به صورت پابلیک در اکانت‌تان تنظیم شده را ترلو دریافت می‌کند.
3. در نهایت با کلیک روی Accept عضویت شما به پایان می‌رسد.

راهنمای دانلود ترلو برای همه پلتفرم ها

ترلو برای پلتفرم‌های رایج بهینه‌سازی و توسعه یافته است. برای استفاده از این اپلیکیشن در هر پلتفرم شما تنها کافی است دستورالعمل‌های زیر را اجرا کنید.

بستر وب

برای دسترسی از طریق وب، آدرس سایت Www.trello.com را در صفحه مرورگر تایپ و اینتر کنید. در مرحله بعد با وارد کردن مشخصات اکانت و ذخیره‌ اطلاعات حساب کاربری‌تان از ترلو استفاده کنید. ترلو روی مرورگرهای کروم، فایر فاکس، اِج و سافاری به خوبی کار می‌کند اما به طور کل توصیه ما بر این است مرورگرهایتان را به آخرین نسخه به‌روزسانی کنید.

بستر موبایل

نرم افزار ترلو برای هر دو مدل گوشی هوشمند سیستم عامل iOS و اندرویدی به صورت رایگان موجود است.

• دانلود نرم افزار ترلو برای گوشی‌های اندرویدی از فروشگاه پلی استور
• دانلود نرم افزار ترلو برای گوشی‌های اپل از فروشگاه اپ استور

بستر دسکتاپ (رایانه‌های شخصی)

نرم افزار ترلو برای رایانه‌های شخصی با سیستم عامل‌های ویندوز و مک به صورت رایگان موجود است.

• دانلود نرم افزار ترلو برای سیستم عامل‌های ویندوز
• دانلود نرم افزار ترلو برای سیستم عامل‌های مک

همین حالا کار با ترلو را آغاز کنید

بدون هیچ شکی ترلو می‌تواند تمامی کارها را در نظمی خاص و مثال زندنی مدیریت کند. کافیست قبل ازشروع استفاده از ترلو در تیم خود، ابتدا قوانین و اصول را هماهنگ کنید. در ادامه نظرات خود را با همیارآکادمی به اشتراک بگذارید.