گانت چارت یا نمودار گانت چیست و چه کمکی به مدیریت پروژه ها می کند؟

دانش مدیریت پروژه یکی از مهم‌ترین علومی که کسب و کارها برای پیشبرد برنامه‌ها و استراتژی‌های خود می‌توانند از آن استفاده کنند. این دانش، ابزارهای گوناگونی دارد که به متخصصان و کارشناسان کمک می‌کند پروژه‌ها را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند و کسب و کارها و سازمان‌ها را به اهداف و مقاصد خود برسانند. یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه گانت چارت یا نمودار گانت (Gantt Chart) است. در این مقاله تصمیم داریم که به صورت مفصل در مورد گانت چارت صحبت کنیم و مزایای این ابزار عالی را به صورت کامل توضیح دهیم و بخش‌های مختلف آن را ارزیابی و بررسی کنیم. در صورتی که شما هم تمایل دارید با این ابزار آشنا شوید و پروژه‌های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید، تا پایان این مقاله با ما همراه شوید.

گانت چارت یا نمودار گانت چیست؟

گانت چارت یک تصویر گرافیکی از کارهای موجود در یک پروژه است. زمانی که این تصویر گرافیکی فراهم می‌شود، خیلی ساده‌تر و راحت‌تر می‌توانیم پروژه را درک کنیم و ببینیم که در حال حاضر کجای کار هستیم و داریم به کدام سمت حرکت می‌کنیم. در واقع با استفاده از گانت چارت می‌توانیم از گذشته، حال و آینده پروژه باخبر شویم. در بحث مدیریت پروژه، مسئله برنامه‌ریزی (Planning) و زمان‌بندی (Scheduling) اهمیت زیادی دارد. اگر برای پروژه‌های خود برنامه‌ریزی نکنیم و آن‌ها را بر اساس یک برنامه زمانی مشخص پیش نبریم، دیگر پروژه‌ای باقی نمی‌ماند و همه چیز شبیه یک بازی می‌شود. بنابراین باید از نمودار گانت استفاده کنیم تا پروژه کاملا روشن و مشخص باشد و در یک ریل مشخص حرکت کند.

یکی از توصیه‌های متخصصان و کارشناسان مدیریت پروژه (Project Management) این است که وقتی با یک کار پیچیده یا پروژه دشوار روبرو می‌شویم، باید آن را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنیم و سپس این اجزا را یکی پس از دیگری انجام دهیم تا آن کار یا پروژه به صورت کامل انجام شود. گانت چارت (Gantt Chart) این امکان را برای شما فراهم می‌کند که پروژه‌ها و کارهای پیچیده و دشوار را ساده‌سازی کنید و بتوانید خیلی راحت از وضعیت کنونی پروژه مطلع شوید.

با استفاده از نمودار گانت وضعیت پروژه، مهلت‌های انجام کار، نقاط عطف و زمانی که روی این پروژه صرف شده، مشخص می‌شود. همچنین می‌توانید بفهمید که پروژه چقدر پیشرفت داشته و چقدر به مشکل خورده و تأخیر داشته است. اکنون که با مفهوم و کاربرد گانت چارت آشنا شدیم، زمان آن است که تاریخچه‌ای کوتاه از آن را بیان کنیم.

تاریخچه مختصری از گانت چارت

اولین نمودار مدیریت پروژه در سال ۱۸۹۶ توسط کارول آدامیکی (Karol Adamiecki)، دانشمند، مهندس و پژوهشگر اهل لهستان اختراع شد. وی ابتدا در زمینه فولاد کار می‌کرد و پس از مدتی، ایده‌های مختلفی در زمینه مدیریت مطرح کرد. وی تحقیقات زیادی کرد تا توانست اولین نمودار مدیریت پروژه را ابداع کند. سوالی که پیش می‌آید این است که اگر وی تا این حد در زمینه مدیریت پروژه کار کرد پس چرا به نمودار گانت، نمودار آدامیکی یا آدامیکی چارت نمی‌گویند؟ در ادامه پاسخ این سوال را متوجه خواهید شد:

• ۱۸۹۶: کارول آدامیکی موفق شد نخستین نمودار مدیریت پروژه را بسازد که به آن هارمونوگرام (Harmonogram) می‌گویند و قبل از چارت گانت معرفی شد.
• ۱۹۳۱: در سال ۱۹۳۱ بود که کارول آدامیکی، نمودار هارمونوگرام یا هارمونوگراف را به صورت عمومی معرفی کرد.
• ۱۹۱۰ – ۱۹۱۵: در سال‌های ۱۹۱۰ تا ۱۹۱۵، شخصی به نام هنری گانت توانست سیستم مدیریت پروژه خودش را به نام گانت چارت معرفی کند. بنابراین بهتر است هنری گانت را مبدع و مخترع این ابزار مدیریت پروژه بدانیم. جالب است بدانید که او به عنوان پدر علم مدیریت پروژه شناخته می‌شود.
• اکنون: در حال حاضر استفاده از چارت گانت به قدری معروف و متداول شده است که بسیاری از مدیران و کارشناسان مدیریت پروژه در تمام پروژه‌های خود از این ابزار استفاده می‌کنند.

نمودار گانت تقریباً در تمامی صنایع کاربرد دارد. در ادامه به چند مورد از صنایعی که می‌توانند از مزایای این ابزار استفاده کنند اشاره شده است: ساخت و ساز، آژانس‌های مشاوره، تیم‌های بازاریابی، طراحی و فعالیت‌های خلاقانه، تولید، منابع انسانی، توسعه نرم افزار و برنامه ریزی رویداد.

چه مواقعی باید از نمودار گانت استفاده کنیم؟

درست است که چارت گانت یکی از ابزارهای عالی برای مدیریت پروژه است ولی باید بدانیم که در چه مواقعی باید از آن استفاده کنیم. در ادامه به مواقعی اشاره می‌کنیم که می‌توان از این ابزار استفاده کرد. توجه داشته باشید که اگر هر کدام از این نشانه‌ها را مشاهده کردید، می‌توانید از نمودار مورد بحث کمک بگیرید:

• زمانی که تحویل دادن پروژه در مهلت زمانی مورد نظر بسیار دشوار باشد. در این مواقع باید همه چیز طبق یک نظم مشخص پیش برود و اگر چنین اتفاقی نیفتد، پروژه قطعاً با تأخیر مواجه می‌شود.
• برخی مواقع هست که چند تیم یا شخص روی یک پروژه کار می‌کنند و به همین خاطر همه چیز باید طبق برنامه پیش برود تا همکاری به بهترین شکل خودش صورت گیرد. در این مواقع هم باید از نمودار مورد بحث کمک بگیرید تا مسئولیت هر کس روشن باشد و تداخلی پیش نیاید.
• گاهی مواقع هست که می‌خواهیم روند کلی پروژه را مشاهده کنیم. یعنی می‌خواهیم ببینیم که پروژه از ابتدا تاکنون چه روندی را پشت سر گذاشته و چگونه پیش رفته است. در این زمان‌ها گانت چارت می‌تواند بهترین راهنما و ابزار باشد.
• گاهی مواقع پیش می‌آید که یک پیچیدگی خاص و ویژه در پروژه به وجود می‌آید و کارها باید طبق یک نظم خاص پیش برود تا نتیجه نهایی به همان شکلی که باید دربیاید. به عنوان مثال در پروژه‌های ساختمانی این موضوع دیده می‌شود. ابتدا بنّا باید دیوار را بکشد تا گچ‌کار بتواند آن را گچ کند. در نمودار گانت می‌توان این نظم و ترتیب را ایجاد کرد.
• این ابزار برای مدیریت نیروی انسانی هم واقعاً کاربردی است. فرض کنید شما یک تیم کاری ۴ نفره دارید که این اعضا دارند به صورت همزمان روی ۵ پروژه کار می‌کنند. با نگاه روی چارت گانت هر کدام از این پروژه‌ها می‌توانیم بفهمیم که هر کدام از نیروها در چه وضعیتی هستند و اکنون دارند چه کاری انجام می‌دهند.
• در صورتی که می‌خواهید بدانید پروژه در چه زمانی به اتمام می‌رسد، می‌توانید به نمودار مورد بحث مراجعه کنید. روی این نمودار همه چیز مشخص است و زمان آغاز و پایان پروژه و هر کدام از فعالیت‌ها مشخص شده است.

مزایای استفاده از چارت گانت در پروژه ها

تا به اینجای کار تلاش کردیم که با گانت چارت و کاربرد آن آشنا شویم اما نکته مهم این است که بدانیم استفاده از گانت چارت چه مزایایی دارد؟ در این بخش از مقاله می‌خواهیم به ۱۰ مورد از مهم‌ترین مزایای این نمودار مدیریت پروژه بپردازیم.

۱٫ اطلاع از روند حرکت و پیشرفت پروژه ها

اولین مزیت استفاده از این نمودار آن است که به کمک آن می‌توانید متوجه شوید که در پروژه‌های مختلف دارد چه اتفاقی میفتد. یک مجموعه فعال در حوزه ساختمان را در نظر بگیرید که پروژه‌های مختلفی در نقاط مختلف کشور دارد و نیاز است که این مجموعه این پروژه‌ها را به صورت همزمان مدیریت کند. برای بهبود روند مدیریت پروژه‌ها، نیاز است که یک نمودار برای هر یک از این پروژه‌ها رسم شود تا مدیریت بتواند در مواقع لازم به این چارت نگاه کند و از فعالیت‌ها و اقداماتی که دارد در پروژه‌ها صورت می‌گیرد آگاه شود. همچنین او می‌تواند ببیند که اخیراً چه اتفاقی افتاده و هر کدام از پروژه‌ها می‌خواهند در گام بعدی چه کاری انجام دهند.

۲٫ بهبود ارتباط ها و همکاری گروهی

علاوه بر مدیران، اعضای سازمان یا تیم هم باید نسبت به فعالیت‌ها، آگاهی و اطلاع کامل داشته باشند؛ زیرا می‌توانند متوجه شوند که در هر بازه زمانی چه کسی باید مسئولیت خودش را انجام دهد و زمانی که تأخیر در نتیجه نهایی به وجود می‌آید، به راحتی می‌توان متوجه شد که دلیل اصلی این مشکل چه بوده است. از طرفی وقتی زمان‌بندی و برنامه‌ریزی پروژه به صورت پویا و فعال جلو می‌رود، می‌توانیم ارتباط خوبی بین اعضای سازمان یا پروژه به وجود بیاوریم و تکلیف و مسئولیت هر کدام از اعضا را به صورت شفاف مشخص کنیم. وقتی مسئولیت‌ها مشخص باشد، همکاری هم منسجم‌تر می‌شود و اعضای سازمان یا پروژه می‌توانند در انجام کارها به هم کمک کنند.

۳٫ استفاده موثر و صحیح از منابع و امکانات موجود

وقتی مسیر پروژه مشخص باشد و بدانیم که دقیقاً می‌خواهیم چه کاری انجام دهیم، تمام منابع و امکانات در راستای رسیدن به هدف متمرکز می‌کنیم. وقتی از منابع و امکانات موجود به بهترین شکل ممکن استفاده شود، قطعاً سرعت پیشرفت پروژه بیشتر می‌شود و از طرفی هزینه‌ها هم بهینه‌سازی می‌شود.

۴٫ اطلاع از اتفاقات جاری در پروژه

یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از نمودار گانت این است که می‌توانیم بفهمیم افراد هر پروژه امروز دقیقاً دارند چه کاری انجام می‌دهند. آیا به اهداف روزانه خود رسیده‌اند یا کارها مانده و به تأخیر افتاده است. اطلاع از اتفاقات جاری در پروژه باعث می‌شود که خیلی راحت بتوانیم به نقاط ضعف و قوت پروژه‌ها پی ببریم و ببینیم که هر پروژه در چه زمینه‌هایی با مشکل روبرو است.

۵٫ مشاهده فعالیت های وابسته به هم

برخی از فعالیت‌ها در پروژه‌ها به هم وابسته است و اگر یکی از کارها به درستی انجام نشود، بقیه کارها هم به مشکل می‌خورد. استفاده از این ابزار به ما کمک می‌کند کارهایی که مثل زنجیر به هم متصل هستند را شناسایی کنیم و در انجام آن‌ها حساسیت بیشتری به خرج دهیم تا تمامی کارها در زمان مشخص خودش انجام شود.

۶٫ شناسایی مشکلات و مشاهده گزارش ها

یکی دیگر از فواید استفاده از گانت چارت این است که شناسایی مشکلات را خیلی آسان می‌کند. فرض کنید که یک روز کارها در زمان مقرر خودش انجام نمی‌شود. در این مواقع متخصصان و کارشناسان وارد عمل می‌شوند و دلیل تأخیر را بررسی می‌کنند. در نتیجه خیلی سریع می‌توانند به دلیل مشکل پی ببرند و در صورت امکان در سریع‌ترین زمان ممکن آن را حل و فصل کنند.

۷٫ بررسی مسئولان انجام هر کار

در گانت چارت می‌توانیم وظایف مربوط به هر پروژه را تقسیم کنیم و هر کدام از وظایف را به یک شخص یا تیم اختصاص دهیم و نام این افراد را روی نمودار گانت مشخص کنیم. با این کار هر شخص یا تیم می‌داند که باید چه کاری انجام دهد.

۸٫ امکان کار با اعضای دورکار تیم و انگیزه دادن به آن‌ها

با استفاده از این ابزار و اشتراک گذاری با تیم‌ها و افراد دورکار می‌توانیم پروژه‌ها را خیلی بهتر و هوشمندانه‌تر پیش ببریم. در نتیجه در صورت امکان می‌توانید از ظرفیت دورکاری هم استفاده کنید.

۹٫ ایجاد حس مسئولیت پذیری در اعضای تیم

وقتی همه اعضای تیم با یک نمودار تصویری روبرو می‌شوند که عملکردشان در این نمودار کاملاً مشخص است و بقیه اعضای تیم هم دارند وضعیت کاری و بازدهی آن‌ها را مشاهده می‌کنند، قطعاً سعی می‌کنند که بازدهی بیشتری داشته باشند تا در بین اعضای تیم سربلند باشند. بنابراین نمودار گانت باعث ایجاد حس مسئولیت پذیری در اعضای سازمان و تیم می‌شود.

۱۰٫ افزایش انعطاف پذیری

گاهی مواقع پیش می‌آید که امکانات لازم برای انجام یک کار وجود ندارد ولی در عوض می‌توان در این فرصت کار دیگری را انجام داد. در این مواقع می‌توانیم جای این دو کار را با هم عوض کنیم تا هم پروژه پیشرفت خودش را داشته باشد و هم هر دو کار انجام شود.

گانت چارت از چه بخش هایی تشکیل می شود؟

در این بخش از مقاله قصد داریم که ببینیم گارت چارت از چه بخش‌ها و المان‌هایی تشکیل می‌شود. در تصویر زیر اسم هر کدام از این بخش‌ها آمده است:

1. لیست وظایف یا فهرست فعالیت‌ها: در این بخش لیست کارهای پروژه را می‌نویسیم.
2. زمان تقویمی: در این بخش تقویم نوشته می‌شود و می‌بینیم که در هر روز باید چه کارهایی صورت گیرد.
3. خط بیانگر تاریخ (دیت لاین یا Dateline): این خط عمودی، تاریخ امروز را مشخص می‌کند.
4. وابستگی‌ها: کارهایی که به هم وابسته باشند به وسیله خطوط خاصی به هم وصل می‌شوند تا ترتیب کارها معین شود.
5. نمودارهای میله‌ای: میزان پیشرفت، تاریخ شروع و پایان هر وظیفه را روشن می‌کند.
6. نقاط عطف: وقایع مهمی هستند که باید به آن‌ها توجه ویژه داشته باشیم.
7. میزان پیشرفت: نشان می‌دهد که هر کار تا چه اندازه پیشرفت داشته است.
8. منابع مقررشده: این گزینه، بیانگر تیم یا شخصی است که باید یک وظیفه مشخص را به انجام برساند.

ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که چگونه نمودار گانت را برای پروژه‌های خود رسم کنیم. خوشبختانه سایت‌های مختلفی وجود دارد که قالب لازم برای رسم گانت چارت را در اختیار شما می‌گذارند و شما باید تنها این قالب را پر کنید تا نمودار برای شما رسم شود. برخی دیگر هم نمودار گانت خود را با استفاده از اکسل رسم می‌کنند. خوشبختانه سایت مایکروسافت یک قالب برای رسم این نمودار تهیه کرده که می‌توانید با کلیک روی دانلود گانت چارت مایکروسافت، آن را دانلود کنید.

با استفاده از ابزارهای روز به رشد کسب و کار خود کمک کنید

در جهان امروز خوشبختانه روز به روز شاهد ابزارها و روش‌های جدید برای انجام بهتر کارها هستیم. در صورتی که می‌خواهید به رشد و پیشرفت کسب و کار خود کمک کنید، حتماً از ابزارها و روش‌های روز کمک بگیرید. یکی از این ابزارها و روش‌ها، گانت چارت (Gantt Chart) است که در بسیاری از شرکت‌های روز دنیا از آن استفاده می‌شود.

در صورتی که این مقاله برای شما مفید و ارزشمند بود، پیشنهاد می‌شود مقاله مدل کانو را مطالعه کنید. مدل کانو یکی از این ابزارهای جدید است که به شما کمک می‌کند میزان رضایت مشتریان خود را اندازه‌‎گیری کنید. آیا تاکنون از ابزارهای جدید در کسب و کار خودتان استفاده کرده‌اید؟ اگر پاسختان مثبت است، نام آن ابزار جدید چیست؟ این ابزار چه کاری را برای شما راحت می‌کند؟ آیا تاکنون از چارت گانت در پروژه‌های خود استفاده کرده‌اید؟ این ابزار چه مزایایی برای شما به همراه داشته است؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما و سایر همراهان همیار آکادمی زیر همین پست به اشتراک بگذارید.