چگونه با ماتریس آیزنهاور کارها را اولویت بندی کنیم؟

در این مقاله قصد داریم درباره ماتریس آیزنهاور صحبت کنیم که چگونه به شما کمک می‌کند تا مهارت مدیریت زمان را کسب کرده و کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. مدیریت زمان آیزنهاور را می‌توانیم با یک مثال بیشتر توضیح دهیم. فرض کنید که شما مسئول سئو سایت یک شرکت هستید که هر ماه باید یک گزارش از عملکرد تیم خود را در اختیار مدیریت قرار دهید. کلی کار دارید و در هر صورت باید جوابگوی مدیریت باشید. بدون تردید دچار استرس و نگرانی می‌شوید و روی هیچ وظیفه به درستی نمی‌توانید تمرکز کنید. اما چاره‌ای نیست و باید کارها به درستی انجام شوند. خبر خوب این است که ماتریس آیزنهاور راه حل مشکل شماست و قرار است در ادامه به طور مفصل با این ماتریس آشنا شویم.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور توسط دویت دی آیزنهاور(Dwight D. Eisenhower)، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده ساخته شد که در جنگ جهانی دوم نیز به عنوان ژنرال در ارتش ایالات متحده و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین خدمت می‌کرد. آیزنهاور با عناوین فراوان و کسب و کار کاملاً موفق خود مظهر بهره وری و مدیریت زمان بود. تجربه و مهارت‌های وی او را به سمت توسعه ماتریس آیزنهاور با شهرت جهانی سوق داد. آیزنهاور می‌گوید:

من دو نوع مشکل ضروری و مهم دارم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم هرگز ضروری نیستند.

مدیریت زمان آیزنهاور، به عنوان ماتریس فوری و مهم شناخته می‌شود، ابزاری قدرتمند برای مدیریت زمان است. این کار به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس میزان فوریت و اهمیت انجام دهید و در عین حال وظایف کم اهمیت را سازماندهی کنید. در ادامه پس از بیان چهار اصل مدیریت زمان آیزنهاور جزئیات بیشتری از این اصول را مرور خواهیم کرد.

۴ اصل ماتریس آیزنهاور

ماتریس از چهار اصل تشکیل شده است:

1. وظایف فوری و مهم هستند.
2. وظایف فوری نیستند اما مهم هستند.
3. وظایف فوری هستند اما مهم نیستند.
4. وظایف فوری و مهم نیستند.

وظایف مهم: دسته‌ای از وظایف هدفمند هستند، چه شخصی باشند چه مربوط به کسب و کارمان شوند و انجام دادن آن‌ها ما را به آنچه نزدیک می‌کند که در ذهن تصور می‌کنیم.

وظایف فوری: همانطور که از ظاهرش پیداست، به آن دسته از وظایف اشاره دارد که نیاز به واکنش سریع دارند. معمولا انجام این وظایف باعث می‌شود شخص دیگری به هدف خود برسد. اما باید توجه کنید اگر انجام وظایف فوری را پشت گوش بیاندازید، در آینده باید با عواقب آن رو به رو شوید.

دسته یک: وظایف فوری و مهم هستند 

دسته اول شامل کارهای فوری و مهم یا موارد «اول انجام بده» در لیست وظایف شما است. این کارها به توجه به اهداف طولانی مدت زندگی و شغلی نیاز به توجه فوری شما دارند. وظایف گروه یک معمولاً شامل مهلت مقرر، شرایط اضطراری و شرایط بحرانی است. در ادامه چند نمونه از کارهای احتمالی گروه یک آورده شده است:

• ایمیل‌هایی که نیاز به توجه فوری دارند و پاسخ دهی به آن‌ها را نمی‌توانید نادیده بگیرید.
• هر مهلتی همچون مهلت انجام تکالیف، مهلت پرداخت مالیات و موارد دیگر را شامل می‌شود.
• شرکت در جلسات، یکی از وظایف ضروری هر فردی است که بارها تجربه می‌کند.
• هر شرایط اضطراری یا بحرانی که نیاز به واکنش سریع دارد.

برای جلوگیری از فوری شدن مهمترین مسئولیت‌های شما می‌توان از برنامه ریزی و سازمان دهی زودتر از موعد استفاده کرد. اگر کارهای خود را زودتر از موعد مقرر انجام دهید، در آخرین لحظه استرس نخواهید داشت. به عنوان مثال، اگر می‌دانید که در یک تاریخ معین باید یک ریپورتاژ آگهی منتشر کنید، مقدمات این کار را یک هفته قبل انجام دهید و آن را از لیست (احتمالا طولانی) کارهایی که باید انجام دهید حذف کنید.

پس ربع اول ماتریس آیزنهاور از مهمترین وظایف‌تان تشکیل شده است. فعالیت‌های ضروری که مهلت انجام دادن آن‌ها نزدیک است و نمی‌توان آن‌ها پشت گوش انداخت. برای قرار دادن وظایف در این گروه، ابتدا باید اولویت‌های خود را کاملا تجزیه و تحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید که چقدر با معیارهای شما متناسب است. اگر این کار باید ظرف یک روز انجام شود و بیشتر از روز نباید طول بکشد، جزو وظایف فوری است.

دسته دوم: وظایف فوری نیستند اما مهم هستند

دسته بعدی شامل وظایفی است که فوری نیستند اما با این وجود مهم هستند. شما باید این فعالیت‌ها را در برنامه ریزی یا تقویم خود تنظیم کنید. این وظایف معمولا شامل مراقبت از خود، خودسازی، روابط اجتماعی و برنامه ریزی برای آینده است. نمونه‌هایی از وظایف دسته دو عبارت‌اند از:

• ورزش کردن
• زمان سپری کردن با خانواده
• برنامه ریزی هفتگی (تعیین برنامه برای هفته پیش رو)
• برنامه ریزی مالی هفتگی
• خرید مواد غذایی و موارد دیگر
• صرف وقت برای پیگیری سرگرمی های خود
• کارهای خانه

انجام وظایف در این گروه ممکن است نیاز به اراده زیادی داشته باشد زیرا هیچ هدفی برای شما در نظر گرفته نشده است. شما باید همچنان انگیزه داشته باشید که این کارها را انجام دهید، مخصوصا وقتی صحبت از مراقبت از خود باشد. ورزش و وقت گذاشتن برای سرگرمی‌ها اغلب برای رسیدگی به کارهای فوری کنار گذاشته می‌شوند. همانطور که حدس زدید، ربع دوم ماتریس آیزنهاور تصمیم گیری است. این وظایف مهم هستند اما لزوماً فوری نیستند. وظایف موجود در این ربع باید برای زمان دیگری برنامه ریزی شود. به طور کلی، این وظایف مطابق با اهداف بلند مدت شما هستند و به رشد شما کمک می‌کنند. همانطور که گفتیم، یک مثال معمول روزمره می‌تواند ورزش باشد. شما می‌دانید که این موضوع برای سلامتی بسیار مهم است اما نمی‌توانید به آن زمان اختصاص دهید. بنابراین، شما باید در مورد زمان آماده بودن برای تعیین آن تصمیم بگیرید. وظایف را به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که به دسته «فوری» منتقل نشوند. اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای اجرای آن‌ها دارید در حالی که هنوز در این بخش قرار دارند.

دسته سه: وظایف فوری هستند اما مهم نیستند

دسته سوم مسئولیت‌هایی هستند که ضروری هستند اما مهم نیستند زیرا در جهت اهداف شما را پیش نمی‌روند. این وظایف در هر زمان ممکن قابل انجام هستند و شامل انجام کارهای خیرخواهانه برای دیگران می‌شود. برخی از نمونه‌های خاص این دسته عبارت‌اند از:

• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و پیام‌های متنی.
• ایمیل‌هایی که مهم نیستند اما نیاز به توجه دارند.
• کاری به نفع همکاران، دوستان یا اعضای خانواده انجام دهید.
• به سوالات همکار جدید پاسخ دهید.

انجام این نوع کارها اشتباه نیستند اما مهم این است که تمام وقت خود را به دیگران اختصاص ندهید و کارهای خود را فراموش نکنید. پس این موارد را به شخص دیگری ارجاع دهید که می‌تواند بهتر کمک کند یا انجام آن را به زمان دیگری منتقل نمایید. فعالیت‌های مربوط به این دسته می‌تواند شما را فریب دهند و تصور کنید که این کارها مهم هستند. در واقع، انجام دادن این کارها کمک زیادی به بهره وری شما نمی‌کنند. شما باید تصمیم بگیرید که آیا نیاز به برنامه ریزی مجدد دارید یا اینکه شخص دیگری می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد.

دسته چهار: وظایف فوری و مهم نیستند

فعالیت‌های گروه چهار «اتلاف وقت» هستند. این فعالیت‌ها نه فوری هستند و نه مهم و هیچ کاری برای نزدیک کردن شما به اهداف‌تان انجام نمی‌دهند. اینها وظایف «انجام نده» هستند و عوامل حواس پرتی محسوب می‌شوند. نمونه‌هایی از وظایف دسته چهار عبارت‌اند از:

• تماشای تلویزیون و فیلم.
• وبگردی بدون هدف.
• وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی.
• بازی‌های ویدیویی.

متاسفانه، بسیاری از ما زمان زیادی را در این گروه صرف می‌کنیم. این موضوع بدان معنا نیست که شما هرگز نمی‌توانید اوقات فراغت داشته باشید. مهم است که برای مدتی دست از کار بکشید و به خود اجازه دهید کارهای این دسته را نیز تجربه کنید اما باید یک محدودیت زمانی مشخص تعیین کنید. بیشتر از یک ساعت در روز روی این فعالیت‌ها تمرکز نکنید. آخرین دسته از ماتریس آیزنهاور؛ شامل وظایفی است که اساسا قاتلین بهره وری شما هستند. آن‌ها به هیچ وجه در رسیدن به اهداف شما سهیم نیستند. این فعالیت‌ها را شناسایی کنید و آن‌ها را از بین ببرید تا به بهره وری شما افزایش یابد.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور

اگر قصد انجام کارها را دارید، دنبال کردن ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور یک راهنمای عالی برای شما است. با استفاده از این ماتریس، باید تلاش کنید تا برنامه ریزی، سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف را انجام دهید تا ماتریس برای شما بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد. می‌توانید نکات مربوط به مدیریت زمان را اعمال کنید که در قسمت اول این مقاله درباره آن صحبت کردیم. نحوه استفاده از مدیریت زمان آیزنهاور بدین صورت است:

• لیستی از کارها تهیه کنید و آن را بر اساس چهار دسته ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور سازماندهی کنید. لیست شما باید با کارهایی شروع شود که در گروه یک قرار می‌گیرند و با وظایفی که در دسته چهار قرار دارند پایان یابد.
• از به تعویق انداختن وظایف بپرهیزید! به یاد داشته باشید، بیشتر از یک ساعت در روز به کارهای بیهوده اختصاص ندهید. در عوض، از هر لحظه به عنوان فرصتی استفاده کنید تا کارهای خارج از آن لیست را انجام شوند.
• بر روی انجام فقط یک وظیفه قبل از حرکت به کار بعدی تمرکز کنید.
• وقت خود را سازماندهی کنید تا بتوانید خود را وقف انجام برخی وظایف در زمان‌های خاص کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید قسمت مضخصی از یک روز خود را به انجام کارهای دسته یک و دسته سه اختصاص دهید. بعد از آن، می‌توانید برای انجام برخی از کارهای گروه دو، مانند ورزش یا آرامش یک ساعت قبل از خواب با مطالعه یک کتاب الهام بخش، چند ساعت وقت بگذارید.
• برنامه مدیریت زمان خود به صورت ذهنی تحلیل کنید. از خود بپرسید: «این برنامه چقدر برای من مفید است؟» یا «کدام قسمت را می‌توانم بهبود دهم؟» هرچه پیشرفت می‌کنید، می‌توانید برنامه مدیریت زمان خود را برای موفقیت بیشتر تغییر دهید.
• کارهای گروه دو حتما در برنامه خود استفاده کنید. همانطور که در بالا ذکر شد، این وظایف اختصاص داده شده به مراقبت از خود و سرگرمی اغلب جدی گرفته نمی‌شوند. به یاد داشته باشید، ممکن است فوری نباشند اما مهم هستند، بنابراین در زمان خود آن‌ها را انجام دهید.
• ماتریس آیزنهاور توسط اپلیکیشن در تلفن همراه قابل استفاده است. لیست کارها را در تلفن همراه خود وارد می‌کنید و با سازمان دهی برنامه‌تان برای انجام وظایف مربوط به چهار دسته ماتریس آیزنهاور آماده می‌شوید.
  • برنامه مخصوص IOS
  • برنامه مخصوص اندروید

چگونه از پتانسیل کامل ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

اگر تصور می‌کنید که با استفاده از ماتریس آیزنهاور زندگی شما به طرز معجزه آسایی سامان می‌یابد، باید بدانید این سامان دهی چندان به سادگی به دست نمی‌آید. اما با کمی تلاش می‌توانید خود را در مسیر مناسب قرار دهید. اول از همه، شما باید فعالیت‌های فوری و مهم خود را طبقه‌بندی کنید. برای انجام این کار، شما باید اولویت‌های خود را درست تنظیم کنید و سطح اضطراری را تعیین کنید. وظایف فوری شما معمولا وظایفی است که محدودیت زمانی به آن‌ها متصل است. این فعالیت‌ها در همه جای آن‌ها «آن را هم اکنون انجام دهم» نوشته شده است و به بیشترین توجه شما نیاز دارند.

از طرف دیگر، وظایف مهم شما عموما بلند مدت و بیشتر هدف محور هستند. به طور کلی، آن‌ها فورا به شما نتیجه نمی‌دهند و بیشتر در تصمیم گیری‌های بلند مدت تاثیرگذار هستند. بعد از اینکه طبقه‌بندی کارهای فوری و مهم خود را انجام دادید، چند مورد بعدی که برای استفاده کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان باید انجام دهید:

۱٫ به هر قسمت ماتریس رنگ مشخصی اختصاص دهید

ماتریس آیزنهاور شامل چهار ربع دایره می‌شود و می‌توانید به هر یک رنگ مشخصی اختصاص دهید تا به سرعت درک اوضاع برای شما آسان شود. با تخصیص رنگ‌ها، می‌توانید نگاهی اجمالی به کارهای بعدی انجام دهید. همچنین این رنگ‌ها به شما کمک می‌کنند تا وظایف خود را برای تصمیم گیری آگاهانه اولویت‌بندی کنید. به عنوان مثال، ربع دسته اول را می‌توان به رنگ قرمز نشان داد تا فوریت کارها را نشان دهد.

۲٫ کارهای حرفه‌ای و شخصی خود را طبقه‌بندی کنید

برای جلوگیری از تعهدات بیش از حد، برای کارهای حرفه‌ای و شخصی خود ماتریس جداگانه تهیه کنید. این امر شما را نسبت به آنچه در پیش رو دارد روشن کرده و بر نحوه مدیریت وقت خود تأثیر زیادی می‌گذارد. یک ترفند در اینجا می‌تواند این باشد که ساعات مشخصی از روز را برای هر دو نوع تعهد اختصاص دهید و ببینید که کدام عملکرد برای شما مناسب است.

۳٫ تعداد موارد ذکر شده در هر ربع دایره را محدود کنید

افزودن بیش از حد وظایف به هر قسمت دایره ماتریس زمان آیزنهاور، کار را بیش از حد پیچیده می‌کند و هدف استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان از بین می‌رود. برای بهینه‌سازی آن، تعداد اقدامات را به ۷ یا ۸ مورد محدود کنید. به این ترتیب، در کارهایی که باید انجام دهید به مشکل نخواهید خورد. اگر تعداد بیشتز از این موارد بود، یک بخش ذخیره براساس اولویت تنظیم کنید و در وقت‌های اضافه به این کارها رسیدگی کنید.

استفاده از ماتریس آیزنهاور چندان پیچیده نیست

وقتی با تعدادی زیادی از مشکلات مواجه می‌شوید، می‌توانید پرچم سفید را برافراشته و دچار سردرگمی و استرس شوید. اما قبل از ورود به منظقه «من نمی‌توانم از پس این کارها بربیام» بهتر است نگاهی به عملکرد ماتریس زمان آیزنهاور بیاندازید. تنها کاری که باید انجام دهید اولویت‌بندی وظایف براساس ضروریت و اهمیت است. این روش بهترین گزینه برای انجام کارهای روزانه است و حتی می‌توانید اهداف بلندمدت و کوتاه مدت خود را نیز سازمان دهی کنید. مدیریت وظایف براساس ماتریس آیزنهاور تنها بخشی از این معادله است. بسیاری از عناصر دیگر در طول یک پروژه وارد عمل می‌شوند. شما باید شرایط پیش بینی نشده مانند مرخصی، ابتلا به ویروس کرونا و سایر مشکلاتی را در نظر بگیرید که اعضای تیم گاه به گاه درگیر آن می‌شوند.

آیا تا به امروز از ماتریس آیزنهاور استفاده کرده‌اید؟ شما برای اولویت‌بندی وظایف خود از چه شیوه‌ای استفاده می‌کنید؟ لطفا نظرات خود در این زمینه با ما و سایر کاربران همیار آکادمی به اشتراک بگذارید.