چگونه با قانون ۲۰ ۸۰ یا اصل پارتو بهره وری خود را افزایش دهیم؟

قانون ۲۰ ۸۰ که به آن قانون یا اصل پارتو در مدیریت زمان هم گفته می‌شود، یکی از اساسی‌ترین قوانینی است که تمام اساتید موفقیت و رشد فردی به آن اهمیت می‌دهند؛ زیرا کسی که بتواند این قانون را به درستی و با هوشمندی به کار بگیرد، قطعاً می‌تواند در قله زندگی و کسب و کار خود بایستد. این قانون به حدی قطعیت دارد که به عنوان یک نظریه علمی پذیرفته شده و در دانشگاه‌ها، موسسات آکادمیک و مدارس کسب و کار با جدیت به آن پرداخته می‌شود. هدف ما در این مقاله پرداختن به چیستی و نحوه بهره‌گیری از قانون ۲۰ ۸۰ یا همان اصل پارتو در مدیریت زمان است. می‌خواهیم ببینیم که باید چگونه از این نظریه علمی مهم در زندگی و کسب و کار خودمان استفاده کنیم. در صورتی که شما هم تمایل دارید با یک قانون بی‌نظیر در زمینه مدیریت زمان و افزایش راندمان آشنا شوید، تا پایان این مقاله با همیارآکادمی همراه باشید.

قانون ۲۰ ۸۰ برای حل یک دغدغه مهم

بسیاری از ما در زندگی و کسب و کار خود دغدغه مدیریت زمان و مدیریت منابع را داریم. خیلی از مواقع هنگام کار یا انجام امور زندگی می‌بینیم که بخش قابل توجهی از انرژی ما هدر رفته است، خسته و درمانده شده‌ایم ولی در نهایت به هیچ نتیجه ملموسی دست پیدا نکرده‌ایم.

همچنین در هنگام بررسی مخارج  زندگی و کسب و کار هم به همین مشکل می‌خوریم. شاید زمان آن رسیده است که این دغدغه برطرف شود. ویلفرد پارتو، یک اقتصاددان معروف ایتالیایی در اوایل دهه ۱۹۰۰ میلادی بود که با تحقیقات و پژوهش‌های علمی به این نتیجه رسید که بک قانون مهم در تمام رویدادهای اقتصادی به چشم می‌خورد. او درک کرد که ۸۰ درصد از نتایج ناشی از ۲۰ درصد از عوامل است. بعدها صاحب‌نظران مختلفی روی این نظریه کار کردند و آن را در علوم مختلف استفاده کردند. قانون ۲۰ ۸۰ وارد حوزه موفقیت و رشد فردی شد و امروزه با جدیت به آن پرداخته می‌‎شود. قانون پارتو می‌گوید:

۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد کارها و تلاش‌ها به وجود می‌آید.

اگر با نگاه عمیق‌تری به این قانون نگاه کنیم، خیلی راحت متوجه می‌شویم که توزیع خیلی از منابع، کارها و غیره اصلاً عادلانه نیست. بر اساس این قانون ۸۰ درصد از منابع مالی، سرمایه‌ها و دارایی‌های کشور در اختیار ۲۰ درصد از مردم آن است. ۸۰ درصد پیشرفت، رشد و توسعه یک سازمان فقط توسط ۲۰ درصد از افراد صورت می‌گیرد. ۸۰ درصد از نتایج عالی و بی‌نظیری که در زندگی خود به دست آورده‌ایم، فقط حاصل ۲۰ درصد از کارهایی است که تاکنون انجام داده‌ایم. البته نکته مهمی که در این بین وجود دارد این است که نباید تصور کنیم که عدد ۲۰ و ۸۰ دقیق هستند بلکه این دو عدد فقط نماینده اقلیت و اکثریت هستند؛ یعنی بیشتر نتایج ما در زندگی حاصل بخش کوچکی از کارهای ما است.

اگر استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ را یاد بگیریم می‌توانیم به بسیاری از دغدغه‌های خودمان در زندگی پاسخ درست بدهیم. به عنوان مثال چرا با این همه تلاش و سخت‌کوشی موفق نمی‌شویم؟ چرا هر کاری می‌کنیم نمی‌توانیم از زمان خودمان استفاده درست ببریم؟

در ادامه به شیوه به کار گرفتن و بهره‌مند شدن از مزایای اصل پارتو یا «Pareto Principle» می‌پردازیم. ممکن است بعضی از دوستان در مورد این قانون برداشت‌های اشتباه یا ابهاماتی داشته باشند. در ادامه تلاش می‌کنیم این ابهامات را برطرف و اصل مورد بحث را شفاف‌تر کنیم.

قانون ۲۰ ۸۰ از ما می‌خواهد متمرکز شویم

همان‌طور که پیش از این بیان کردیم اصل پارتو می‌گوید ۸۰ درصد از نتایج حاصل ۲۰ درصد تلاش‌ها و اقدامات هستند. حال ممکن است شخصی با خود بگوید که اگر قانون ۲۰ ۸۰ یک اصل واقعی و اثبات‌شده است، پس من دیگر پنج روز در هفته کار نمی‌کنم و فقط یک روز کار می‌کنم. در واقع اگر ۲۰ درصد هفته کار کنم، ۸۰ درصد درآمدم را کسب کرده‌ام و ترجیح می‌دهم که بقیه هفته را به سایر امور اختصاص دهم.

این اصل اصلاً چنین منظوری ندارد. اگر کسی چنین کاری کند، وضعیت اقتصادی خود را به نابودی می‌کشاند. هدف از این اصل آن است که ما تمرکز خودمان را روی کارهای مهم‌تر بگذاریم و وقتی می‌بینیم که مسئله‌ای اهمیت دارد، روی آن بیشتر و دقیق‌تر کار کنیم. اگر چنین اصلی را رعایت کنیم می‌توانیم کارهای خودمان را بر اساس اولویت و اهمیتی که دارند، دسته‌بندی کنیم.

گاهی ما بهترین ساعات از روز را که در آن ساعات انرژی بیشتری داریم، روی کارهایی می‌گذاریم که اهمیت، اولویت و درآمد کمتری برای ما دارند و در سایر ساعات که انرژی کمتری داریم می‌خواهیم سراغ کارهای مهم خود برویم. وقتی چنین کاری انجام دهیم قطعاً به مشکل خواهیم خورد و از کیفیت کارمان کاسته می‌شود. این موضوع برای فریلنسرها یا کسانی که به صورت پروژه‌ای فعالیت می‌کنند، اهمیت ویژه‌ای دارد. در صورتی که تمایل دارید بیشتر در مورد فریلنسری بدانید کافی است به مقاله فریلنسینگ چیست در همیار آکادمی مراجعه کنید.

بیشتر افراد آزادکار یا فریلنسر اهمیت قانون ۲۰ ۸۰ را به خوبی درک می‌کنند؛ زیرا در اکثر موارد ۸۰ درصد سود آن‌ها از طریق ۲۰ درصد از مشتریانشان به دست می‌آید و اگر ندانند که باید چگونه از این قانون استفاده کنند، احتمالاً آسیب زیادی به برند شخصی و شهرت آن‌ها وارد می‌شود. در ادامه قصد داریم به شیوه به کار بردن این قانون در زندگی و کسب و کار خود اشاره کنیم. اگر بدانیم که چگونه از این اصل در زندگی و کسب و کار خود استفاده کنیم خواهیم دید که چه فرصت‌ها و زمان‌هایی در زندگی داریم و چقدر می‌توانیم موثرتر و بهتر عمل کنیم.

روش استفاده از اصل پارتو

در این مقاله ما روش استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ را برای دو دسته از افراد بیان می‌کنیم:

1. دسته اول کسانی هستند که به صورت فردی کار می‌کنند (مانند نویسنده‌ها)
2. دسته دوم مدیران کسب و کار و کسانی هستند که کار و فعالیتشان به صورت تیمی است

استفاده از اصل پارتو برای افرادی که کارشان انفرادی است

افرادی که کارشان انفرادی است (مانند نویسندگان و متخصصان گرافیک) به خوبی می‌دانند که ۲۰ درصد از مشتریان بیش از بقیه اهمیت دارند و ۸۰ درصد از درآمدشان از طریق ۲۰ درصد از این افراد تأمین می‌شود. به همین خاطر باید رابطه بهتری با این مشتریان داشته باشند و تمرکز بیشتری روی کار آن‌ها بگذارند. اگر یک لیست بلندبالا از کارها دارید و باید روزانه به این لیست بپردازید، ۲۰ درصد از آن‌ها را که از بقیه مهم‌تر و پردرآمدتر هستند مشخص کنید و بیشتر انرژی خود را روی آن‌ها بگذارید.

البته این صحبت بدین معنا نیست که به سایر مشتریان اهمیت ندهید و برای کار آن‌ها ارزش و اهمیت قائل نشوید. منظور این است که اگر زمانتان محدود است و باید آن را مدیریت کنید، سعی کنید اولویت‌ها را بشناسید تا عملکرد بهتری داشته باشید و مشتریان را از خودتان راضی نگه دارید. در ادامه دو درس برای این دسته از افراد وجود دارد که به آن‌ها می‌پردازیم:

درس اول: کیفیت  از کمیت مهم‌تر است

اولین نکته‌ای که افراد دارای کار انفرادی باید به آن توجه داشته باشند این است که بیهوده سر خودشان را شلوغ نکنند و تلاش نکنند که پروژه‌های مختلف و گوناگون بردارند. این افراد باید تمرکز خود را روی کارهایی بگذارند که سود بیشتری دارد. اگر کارهای دارای سود بیشتر انجام دهند، قطعاً درآمد بیشتری هم کسب می‌کنند.

فرض کنیم که در لیست کارهای روزانه خودتان ۱۰ کار را یادداشت کرده‌اید. قانون ۲۰ ۸۰ به شما می‌گوید که حتی اگر زمانی که به هر کدام از این ده مورد اختصاص می‌دهید، مساوی باشد باز هم دو مورد از این ده مورد از بقیه مهم‌تر و تأثیر آن از بقیه بیشتر است. بنابراین هوشمندانه است که زمان خود را به نسبت اهمیت هر کدام از این موارد تقسیم‌بندی کنید و ابتدا کارهای مهم‌تر و ارزشمندتر را به انجام برسانید.

فرض کنید که فردی ابتدا کارهای آسان‌‎تر و سریع‌تر را انجام دهد. آن موقع چه اتفاقی می‌افتد؟ قطعاً بهترین بخش از زمان و انرژی خود را روی ساده‌ترین و سریع‌ترین کارها گذاشته و وقتی نوبت به کارهای مهم‌تر می‌رسد، آن انرژی که باید داشته باشد را نخواهد داشت و همین مسئله باعث کاهش بهره‌وری و کیفیت کار وی می‌شود و ممکن است او را از قله کسب و کارش دور کند.

درس دوم: ابتدا دو یا سه مورد از مهم‌ترین کارها را انجام دهید

اگر نگاهی به تمامی کتاب‌های مدیریت زمان که از دوران باستان تا همین امروز نوشته شده است بیندازید متوجه خواهید شد که برای مدیریت زمان هیچ چیزی مهم‌تر از اولویت‌بندی کارها نیست. اصلاً مدیریت زمان به این معنا نیست که برویم به عقربه‌های ساعت بچسبیم و جلوی حرکت آن‌ها را بگیریم. مدیریت زمان یعنی زمان در حال گذر است، ما باید چگونه از زمانی که در اختیار داریم بهترین استفاده ممکن را ببریم؟ برای این سوال بهترین پاسخ، اولویت‌بندی کارها است.

ما باید در لیست کارهای خود دو یا سه مورد از مهم‌ترین، پردرآمدترین و موثرترین کارها را انتخاب کنیم و بخش بزرگی از انرژی و زمان خود را روی آن‌ها بگذاریم تا بهترین نتیجه برای ما حاصل شود.

لازم به یادآوری است که بانوان خانه‌دار هم به نوبه خود با این مسائل روبرو هستند. اگر این بانوان بتوانند کارهای خود را لیست کنند و از این لیست مهم‌ترین کارها را انتخاب کنند و بیشتر انرژی و زمان خود را روی آن‌ها بگذارند، خیلی موفق‌تر خواهند شد و از طرفی خستگی آن‌‎ها هم کمتر می‌شود و می‌توانند از این انرژی برای مطالعه و یادگیری مهارت‌های جدید استفاده کنند.

اصل پارتو برای مدیران و افراد دارای کار گروهی

وقتی کارتان انفرادی است، استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ یا قانون پارتو در مدیریت زمان دشواری چندانی ندارد و همان‌طور که گفته شد با نوشتن یک لیست و بررسی مهم‌ترین مسائل امکان‌پذیر است. سوالی که پیش می‌آید این است که یک مدیر کسب و کار که چند نفر دارند در کنار او کار می‌کنند و به صورت گروهی یک کسب و کار را جلو می‌برند، چه وضعی دارد؟ او چگونه باید از قانون ۲۰ ۸۰ یا «۸۰ ۲۰ Rule» استفاده کند؟

به عنوان مثال فرض کنید که مدیر یک گروه بازاریابی هستید. اولین نکته‌ای که باید بدانید این است که ۸۰ درصد از نتایج و دستاوردهای گروه شما مرهون و مدیون تلاش‌های ۲۰ درصد از اعضای تیم شماست. برای انجام دادن یک پروژه باید مراحل زیر را رعایت کنید:

• باید ابتدا اطلاعات مهم در مورد این پروژه را جمع‌آوری کنید
• اطلاعات را به صورت یک نمودار نمایش دهید
• اطلاعات را به پاورپوینت ببرید و به صورت اسلاید نمایش دهید
• ارائه‌ها را به صورت جذاب طراحی کنید
• یک ارائه‌دهنده یا سخنران انتخاب کنید تا این اطلاعات را به مدیریت سازمان ارائه دهد

فرض کنید که برای انجام همه این کارها ۲۴ ساعت وقت دارید. چه می‌کنید؟ قطعاً ابتدا مهم‌ترین و سنگین‌ترین کارها را انجام می‌دهید. مهم‌ترین کار جمع آوری اطلاعات است که شاید ۲۰ درصد از زمان را بگیرد ولی ۸۰ درصد نتیجه به همین گردآوری بستگی دارد. در ادامه دو درس مهم است که افراد دارای کار گروهی باید توجه ویژه‌ای به این درس‌ها داشته باشند:

درس اول: مشورت با گروه و شناخت مهم‌ترین وظایف

اولین درسی که مدیران و افرادی که در کارهای گروهی شرکت دارند باید مورد توجه قرار دهند، مشورت است. این افراد باید دور هم بنشینند و ببینند چه کارهایی در اولویت است و چه کارهایی باید با دقت بیشتری انجام شود. فرض کنید که زمان شما برای انجام یک کار خیلی کم و محدود است. در چنین شرایطی کدام کارها را با دقت بیشتری انجام می‌دهید؟ آن کارها را در اولویت قرار دهید. قطعاً ۸۰ درصد از کارها توسط ۲۰ درصد از اعضای تیم انجام می‌شود پس می‌توانید از ۸۰ درصد اعضا برای انجام دادن کارهای جزئی و زمان‌بر استفاده کنید.

اعضای گروه خود را به همکاری بیشتر تشویق کنید و اجازه ندهید که همه کارها و مسئولیت‌ها فقط روی دوش عده معدودی از اعضای گروه بیفتد. همچنین سعی کنید آن دسته از اعضایی که جزء ۲۰ درصد قدرتمند گروه هستند را تشویق کنید تا با این کار سایر اعضا هم به همکاری بیشتر ترغیب شوند.

درس دوم: از روش تقسیم وظایف استفاده کنید

اکنون که طبق اصل پارتو در مدیریت زمان یا قانون ۲۰ ۸۰ بخش کوچکی از اعضای کوچک، بخش زیادی از کارها را بر عهده دارند و بخش عظیمی از وظایف را صورت می‌دهند، ما به عنوان مدیر سازمان یا رهبر آن گروه کاری وظیفه داریم که از بی‌عدالتی جلوگیری کنیم و اجازه ندهیم که تمام فشارها و مشکلات روی دوش یک عده خاص باشد.

یکی از روش‌های عالی برای مقابله با این بی‌عدالتی، تقسیم وظایف است. با تقسیم وظایف و اختصاص دادن یک سری کارهای خاص به افراد، کار را برای تمام افراد آسان کنیم و کاری کنیم که هر یک کدام از اعضای گروه سهمی در پایان خوش پروژه و مزایای آن داشته باشند. در این بخش از مطلب یاد گرفتیم که در صورت انجام کار به صورت انفرادی و گروهی باید چگونه از اصل پارتو در مدیریت زمان استفاده کنیم. با استفاده از این اصل مسلماً تغییرات شگفت انگیزی در درآمد و رشد و پیشرفت شغلی و فردی ما ایجاد خواهد شد.

یک دیدگاه اشتباه در مورد قانون ۲۰ ۸۰

تا به اینجای کار از مزایای قانون ۲۰ ۸۰ صحبت کردیم ولی این قانون بعضی از افراد را به اشتباه می‌اندازد. این قانون به ما می‌گوید که برای انجام یک پروژه کاری، ۲۰ درصد از زمان و هزینه ما، ۸۰ درصد از نتایج را با خود به همراه دارد. برخی افراد از یک زاویه اشتباه به این نظریه نگاه می‌کنند. حال در ادامه به این دیدگاه اشتباه می‌پردازیم و آن را تصحیح می‌کنیم:

دیدگاه اشتباه در مورد اصل پارتو

یک پروژه در اختیار داریم. ما ۲۰ درصد آن را کنار می‌گذاریم و تمرکز خود را روی ۸۰ درصد باقی‌مانده که نیاز به ۲۰ درصد از بودجه، زمان و انرژی ما دارد می‌گذاریم. آیا چنین چیزی در مورد یک پروژه (مثلاً ساختمانی) امکان‌پذیر و شدنی است؟ آن ۲۰ درصد پروژه صرف گرفتن مجوز، خرید دستگاه، بستن قراردادو پیدا کردن نیروی کار می‌شود و نمی‌توان از این مراحل عبور کرد! بنابراین مسائل زیادی هست که نمی‌توان در نگاه اول اصل پارتو را در آن به کار بست ولی راهکاری برای رفع این مشکل هست که در ادامه به آن می‌پردازیم.

تصحیح این دیدگاه اشتباه

اگر بتوانیم برای انجام پروژه از یک فرد توانا و کاربلد کمک بگیریم، خیلی از مسائل زمان‌بری که نیاز به صرف انرژی بالایی دارد با سرعت بالاتری صورت می‌گیرد و می‌‎توانیم خیلی سریع به ۸۰ درصد اصلی پروژه بپردازیم.

با اصل پارتو به یک ابرقدرت تبدیل شوید

اصل پارتو یکی از بهترین اصول مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است که مشاهیر و نام‌آوران زیادی از آن کمک گرفته و نام خود در فهرست افراد تأثیرگذار جهان قرار داده‌اند. در صورتی که شما هم بتوانید نکاتی که در این مقاله بیان شد را به کار ببندید قطعاً به یک ابرقدرت در حوزه کسب و کار  و زندگی تبدیل می‌شوید. این مقاله می‌تواند تأثیر زیادی بر افزایش آگاهی شما در زمینه مدیریت زمان داشته باشد. تاکنون در زندگی یا کسب و کار خود به قانون ۲۰ ۸۰ پی برده و از آن استفاده کرده‌اید؟ برای استفاده از این قانون چه ایده‌ها و نظراتی دارید؟ لطفاً نظرات و ایده‌های خود را با ما و همراهان همیار آکادمی در زیر همین پست به اشتراک بگذارید.